Premier salarié ? La checklist RH indispensable pour rester dans les clous

1. Avant l’embauche : préparer le terrain

• Définir le besoin : fiche de poste, objectifs, livrables, indicateurs de succès.
• Choisir le contrat : CDI, CDD, alternance, temps partiel — vérifier la convention collective applicable.
• Fixer les modalités : rémunération, durée du travail, télétravail, astreintes, période d’essai.
• Anticiper les coûts : salaire + charges, équipements (PC, téléphone), licences, EPI, formation.
• Préparer l’onboarding : référent, planning J0/J7, checklists, accès outils.
• Vérifier les aides : apprentissage, alternance, aides à l’embauche (se renseigner auprès de votre OPCO).

2. Lors de l’embauche : les obligations légales

• DPAE à l’URSSAF (au plus tard avant la prise de poste).
• Inscription au registre unique du personnel.
• Contrat de travail écrit (clauses obligatoires, période d’essai, confidentialité, propriété intellectuelle si utile).
• Visite d’information et de prévention par la médecine du travail.
• Affiliations : mutuelle, prévoyance, retraite complémentaire.
• Remise des documents : règlement intérieur, consignes sécurité, DUERP, politique IT et confidentialité.
• Création des accès (messagerie, logiciels, badge) et consignes RGPD (notre guide).

3. Après l’embauche : un suivi régulier

• Paie & DSN mensuelle (contrôle des variables : heures, primes, titres‑resto, absences).
• Suivi du temps de travail (heures sup, repos compensateur, RTT) et mise à jour des plannings.
• Entretiens d’intégration : J+7, fin d’essai, puis trimestriel.
• Mises à jour du plan de formation, habilitations, sécurité.
• Tableau de suivi RH : équipements, accès, objectifs, fin de période d’essai (modèle).
• Anticipation des échéances URSSAF, caisses, congés, primes.

Erreurs fréquentes à éviter

• Envoyer la DPAE après l’arrivée du salarié.
• Oublier l’inscription au registre unique du personnel.
• Négliger la visite d’information et de prévention.
• Variables de paie non tracées → régularisations et tensions.
• Aucun onboarding formalisé → perte d’engagement et de productivité.

Plan d’intégration 30 / 60 / 90 jours

J+30 : Objectifs d’appropriation (outils, process, culture), premier entretien d’intégration, points hebdo avec le référent.

J+60 : Autonomie croissante, première évaluation de performance, ajustements de la mission et de la formation.

J+90 : Bilan fin d’essai, objectifs sur 6 mois, validation des habilitations et responsabilités.

RGPD & sécurité — Limiter les accès au strict nécessaire, activer l’authentification à deux facteurs, remettre une charte IT, tracer les habilitations. Pensez à la révocation des accès en cas de départ et au registre des traitements. Voir notre guide RGPD pratique.

Budget & coûts à prévoir — Salaire brut + charges, équipement (poste de travail, logiciels), EPI, visites médicales, mutuelle/prévoyance, formation initiale. Pensez aux coûts récurrents (licences) et aux aides mobilisables via votre OPCO / administratif.

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