01
Les dossiers salariés ne sont pas homogènes.
Certains documents sont dans les mails, d'autres dans des dossiers papier ou répartis entre plusieurs interlocuteurs.
Gestion administrative RH externalisée pour TPE, PME, artisans, indépendants et entreprises sans service RH interne. JANQUOR accompagne l'administration du personnel, les dossiers salariés, l'onboarding et l'offboarding, le suivi des absences et congés, la préparation des variables de paie, le suivi des échéances RH, l'organisation documentaire RH et la coordination avec le gestionnaire de paie et les conseils.
Gestion administrative RH externalisée · TPE / PME
Vos salariés ont besoin de suivi. Vous n'avez pas forcément besoin d'un service RH interne.
Entrées, sorties, dossiers salariés, absences,
variables de paie, échéances, documents et demandes internes :
l'administration RH prend vite une place importante
dans une petite entreprise.
JANQUOR structure et prend en charge votre back-office RH
afin que les informations soient suivies,
les dossiers mieux organisés
et les bons éléments transmis aux bons interlocuteurs.
Vous vous reconnaissez ?
Plus l'équipe grandit, plus l'administratif RH devient invisible… jusqu'au jour où quelque chose manque.
Dans une TPE ou PME, l'administration du personnel repose souvent sur le dirigeant, l'assistante, le cabinet de paie ou plusieurs personnes à la fois. JANQUOR remet de la continuité dans ce qui doit être suivi au quotidien.
02
Les variables de paie arrivent au dernier moment.
Absences, heures, primes ou informations spécifiques sont rassemblées dans l'urgence avant l'envoi au cabinet.
03
Les échéances reposent sur la mémoire.
Périodes d'essai, fins de contrat, visites, renouvellements ou documents à obtenir ne sont pas toujours centralisés.
04
Un salarié arrive et tout devient urgent.
Informations à collecter, dossier à créer, interlocuteurs à prévenir et étapes internes doivent être coordonnées rapidement.
05
Les absences sont suivies dans plusieurs outils.
Congés, arrêts ou absences circulent entre agenda, mails, tableau et gestionnaire de paie.
06
Vous êtes l'intermédiaire entre tout le monde.
Salarié, paie, mutuelle, médecine du travail, conseil social : chaque demande finit par revenir vers vous.
Un salarié arrive
Combien de choses devez-vous penser à faire avant même son premier jour ?
Une embauche ne se résume pas à un contrat.
Il faut organiser le dossier du salarié,
rassembler les informations utiles,
coordonner les interlocuteurs,
préparer les éléments nécessaires à la paie
et vérifier que les différentes étapes administratives
ont bien été prises en compte.
JANQUOR transforme cette succession de tâches
en une checklist suivie.
Gestion administrative RH JANQUOR
De l'entrée du salarié à son départ, JANQUOR suit l'administratif qui entoure son parcours.
L'accompagnement est adapté à votre organisation, à votre gestionnaire de paie et aux professionnels qui interviennent déjà dans votre entreprise.
01 · Entrée
Préparation administrative de l'arrivée
Collecter les informations et documents nécessaires, constituer le dossier salarié, préparer la checklist d'intégration et coordonner les interlocuteurs concernés.
02 · Dossier salarié
Centralisation & suivi documentaire
Organiser les documents du personnel afin de retrouver plus facilement les informations utiles et de suivre ce qui manque encore au dossier.
03 · Absences
Suivi administratif des congés & absences
Centraliser les informations utiles sur les congés, arrêts et absences, puis préparer leur transmission aux interlocuteurs concernés.
04 · Paie
Préparation des variables de paie
Collecter et organiser les éléments nécessaires au gestionnaire de paie : heures, absences, primes, congés et autres informations définies avec votre entreprise.
05 · Échéances
Suivi des dates & actions RH
Mettre en place un suivi des périodes d'essai, fins de contrat, visites, renouvellements ou autres échéances définies avec l'entreprise et ses conseils.
06 · Sortie
Préparation administrative du départ
Structurer la checklist de sortie, suivre les documents et informations à transmettre, préparer les éléments nécessaires aux interlocuteurs concernés et vérifier les actions internes prévues.
07 · Organisation
Tableaux & procédures RH
Créer ou remettre à plat des outils simples pour suivre les salariés, les échéances, les documents et les actions administratives.
08 · Coordination
Relais entre vos interlocuteurs RH
Faire circuler les bonnes informations entre le dirigeant, le salarié, le gestionnaire de paie, la mutuelle, la médecine du travail, l'OPCO ou les conseils compétents.
Le cycle de vie administratif du salarié
Entrer. Suivre. Sortir. Sans repartir de zéro à chaque étape.
01
Entrée.
Préparer le dossier, les informations, les accès et les transmissions nécessaires à une intégration plus structurée.
02
Vie du contrat.
Suivre les documents, les absences, les variables, les échéances et les demandes qui rythment la vie du salarié.
03
Sortie.
Préparer la checklist administrative, les informations utiles et la coordination nécessaire avant la clôture du dossier.
Préparation de la paie
La paie commence bien avant le bulletin de salaire.
Pour produire une paie correcte,
votre gestionnaire de paie a besoin
d'informations fiables et transmises au bon moment.
JANQUOR peut organiser la collecte administrative
des absences, heures, primes,
congés et autres variables convenues,
puis préparer leur transmission.
JANQUOR prépare les éléments.
Le gestionnaire de paie produit et sécurise la paie.
Ne plus piloter les RH de mémoire
Les petites échéances deviennent de gros problèmes quand personne ne les suit.
JANQUOR peut mettre en place un suivi administratif des dates et événements qui nécessitent une action de votre entreprise ou de vos partenaires.
Périodes d'essai.
Suivre les dates définies par l'entreprise et alerter avant les échéances à traiter.
Fins de CDD ou dates contractuelles.
Faire apparaître les dates à surveiller dans le planning administratif RH.
Visites & rendez-vous.
Suivre administrativement les rendez-vous prévus avec les interlocuteurs concernés.
Documents & renouvellements.
Identifier les pièces attendues, les dates de renouvellement et les actions encore ouvertes.
Confidentialité & données RH
Un dossier salarié n'est pas un simple dossier administratif.
Les dossiers RH peuvent contenir des données personnelles sensibles ou confidentielles : identité, rémunération, absences, coordonnées ou informations relatives à la situation du salarié. Leur organisation doit donc aussi tenir compte des droits d'accès, de la confidentialité et des durées de conservation applicables.
Accès maîtrisés.
Les informations RH ne doivent être accessibles qu'aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.
Classement cohérent.
Une structure documentaire claire facilite le suivi et limite la dispersion des données.
Traçabilité.
Savoir où se trouvent les documents et qui doit les traiter réduit les transferts inutiles.
Conservation maîtrisée.
Les durées de conservation dépendent de la nature des documents et doivent être gérées selon les règles applicables.
Organisation & digitalisation RH
Un bon outil RH ne remplace pas une bonne organisation.
Tableur, dossier partagé, logiciel RH,
outil de paie ou espace documentaire :
JANQUOR peut vous aider à structurer
les informations, les rôles et les circuits
avant de multiplier les outils.
L'objectif n'est pas de digitaliser pour digitaliser,
mais de rendre le suivi plus lisible
pour le dirigeant et les personnes qui interviennent
dans l'administration du personnel.
Un périmètre clair
JANQUOR gère l'administratif. Les décisions et expertises spécialisées restent aux professionnels compétents.
La gestion administrative RH ne doit pas être confondue avec le conseil juridique en droit du travail, la production de la paie ou la prise de décision employeur. JANQUOR prépare, suit et coordonne.
JANQUOR peut notamment
Assurer l'organisation administrative du parcours salarié et la coordination des informations.
Constituer et suivre les dossiers salariés
Préparer les variables de paie
Suivre les absences et échéances
Coordonner les transmissions aux partenaires
Les décisions spécialisées restent validées par les professionnels compétents
JANQUOR ne se substitue ni à l'employeur, ni au gestionnaire de paie, ni au conseil juridique/social.
Bulletins de paie : gestionnaire de paie / professionnel compétent
Conseil en droit du travail : avocat ou juriste habilité
Décisions employeur : direction de l'entreprise
JANQUOR : préparation, suivi administratif et coordination
Comment ça fonctionne ?
Une administration RH plus structurée, sans alourdir votre organisation.
01
Cartographier.
Comprendre vos salariés, vos outils, vos partenaires et les tâches RH actuelles.
02
Structurer.
Définir les dossiers, checklists, tableaux et circuits d'information utiles.
03
Suivre.
Prendre en charge les missions administratives prévues dans le périmètre.
04
Coordonner.
Faire circuler les informations vers le dirigeant, la paie et les spécialistes concernés.
Pour qui ?
Pour les entreprises qui ont des salariés, mais pas forcément un service RH interne.
TPE / PME
Artisans & BTP
Agences immobilières
Sociétés de services
Structures en croissance
Questions fréquentes
Gestion administrative RH : qui fait quoi ?
Il s'agit de confier à un prestataire externe
tout ou partie de l'administration du personnel :
dossiers salariés, suivi documentaire,
absences, variables de paie,
échéances, entrées, sorties
et coordination avec les partenaires RH.
Non. JANQUOR peut collecter
et préparer les variables nécessaires,
puis les transmettre
au gestionnaire de paie
ou au professionnel compétent.
JANQUOR peut préparer administrativement
le dossier et les informations nécessaires.
Lorsqu'un acte ou une décision
nécessite une expertise juridique ou sociale,
il doit être établi ou validé
par le professionnel compétent.
Oui. JANQUOR peut centraliser
les informations administratives disponibles,
tenir à jour le suivi convenu
et préparer les éléments
à transmettre au gestionnaire de paie.
JANQUOR peut organiser la checklist d'intégration,
collecter les informations et documents nécessaires,
préparer le dossier salarié
et coordonner les transmissions
avec les interlocuteurs concernés.
Les formalités ou validations spécialisées
restent traitées par l'entreprise
ou le professionnel compétent.
Les informations RH nécessitent
un niveau de confidentialité adapté.
L'organisation des accès,
des documents et des transmissions
doit respecter les règles applicables,
notamment en matière de protection des données personnelles.
Et maintenant ?
Votre équipe grandit. Votre administratif RH peut rester maîtrisé.
Nous faisons le point sur votre organisation actuelle, vos salariés, votre cabinet de paie, vos outils et les tâches administratives qui prennent aujourd'hui trop de temps à votre entreprise.
JANQUOR · Le pilier de votre back-office