FAQ JANQUOR · Back-office · Construction

Avant de nous confier une mission, posez toutes vos questions.

Externaliser une fonction support ou confier un projet suppose de savoir précisément qui fait quoi, comment la mission est organisée, ce qui reste sous votre contrôle et quelles limites s'appliquent.

Cette FAQ rassemble les questions commerciales, pratiques et réglementaires les plus utiles avant de travailler avec JANQUOR.

Accès rapide

Une question précise ? Allez directement au bon sujet.

JANQUOR & externalisation

Ce que vous pouvez réellement confier à JANQUOR.

Que fait exactement JANQUOR ?
JANQUOR agit comme back-office externalisé. Selon le périmètre retenu, nous pouvons prendre en charge ou coordonner la gestion administrative, la facturation, les relances, la préparation comptable, l'administration RH, le secrétariat juridique, certaines formalités, le standard téléphonique et l'optimisation des processus. L'entreprise conserve ses décisions stratégiques et les professionnels réglementés conservent leurs missions propres.
Faut-il externaliser tout son administratif ?
Non. Le périmètre est construit autour de vos besoins réels. Une entreprise peut conserver ses tâches sensibles ou stratégiques en interne et déléguer uniquement les fonctions répétitives, chronophages ou difficiles à suivre.
Peut-on commencer par une seule tâche ou une seule prestation ?
Oui. Une mission peut commencer par un besoin précis : standard téléphonique, facturation, relances, préparation d'un dossier, formalité, transmission comptable ou organisation documentaire. Le périmètre peut être élargi ensuite.
JANQUOR remplace-t-elle une assistante ou un office manager ?
JANQUOR peut reprendre tout ou partie de fonctions habituellement confiées à une assistante, un office manager ou un service administratif. La différence tient au modèle externalisé : le périmètre est défini par mission plutôt que par présence salariée permanente.
L'externalisation convient-elle à une petite entreprise ?
Oui, notamment lorsqu'une TPE n'a pas assez de volume pour créer un poste complet mais que l'administratif prend déjà trop de temps au dirigeant ou aux équipes.
Comment savoir ce qui mérite d'être externalisé ?
Commencez par les tâches qui reviennent souvent, vous interrompent, sont régulièrement repoussées, nécessitent des relances ou reposent sur une seule personne. Ce sont généralement les meilleurs candidats à une externalisation ou à une restructuration.

Vous ne savez pas encore quel périmètre choisir ?

Expliquez-nous simplement ce qui vous prend du temps. Nous identifions avec vous ce qui peut être structuré ou externalisé.

Faire le point avec JANQUOR
Tarifs, devis & engagement

Combien coûte l'externalisation et comment est-elle cadrée ?

Comment sont calculés les tarifs JANQUOR ?
Le tarif dépend du type de mission, du volume, de la fréquence, du niveau de suivi demandé, des outils utilisés et du nombre d'entités ou d'interlocuteurs concernés. Certaines prestations peuvent être proposées au forfait, d'autres selon un périmètre ou un volume défini.
Un devis est-il établi avant de commencer ?
Oui lorsque la mission nécessite un chiffrage spécifique. Le devis permet de définir clairement la prestation, son prix et les éventuelles conditions particulières avant le démarrage.
Peut-on demander une mission ponctuelle ?
Oui. JANQUOR peut intervenir sur certaines missions ponctuelles, par exemple une formalité, un rattrapage documentaire, une mise en ordre administrative ou la préparation d'un dossier particulier.
Existe-t-il forcément un engagement longue durée ?
Non. La durée dépend de la prestation. Une mission ponctuelle n'a pas la même logique qu'une prestation récurrente de standard, de gestion administrative ou de back-office. Les conditions applicables sont précisées dans le devis ou le contrat.
Le périmètre peut-il évoluer si mon activité augmente ?
Oui. Si le volume augmente, si de nouvelles tâches apparaissent ou si l'organisation change, le périmètre peut être revu. L'objectif est d'éviter qu'une prestation initialement adaptée devienne insuffisante ou mal dimensionnée.
Organisation de la mission

Une prestation externe ne doit pas devenir une boîte noire.

Comment démarre une mission JANQUOR ?
Nous définissons le périmètre, les tâches, les interlocuteurs, les accès, les documents, les outils, les fréquences et les validations nécessaires. L'objectif est d'éviter les zones grises avant le démarrage opérationnel.
Dois-je changer mes logiciels ?
Pas nécessairement. JANQUOR peut travailler avec les outils déjà utilisés lorsque ceux-ci conviennent. Un changement n'a de sens que s'il apporte un gain réel de fiabilité, de temps ou de visibilité.
Comment transmettons-nous les documents ?
Le canal est défini selon la mission : espace documentaire, portail, logiciel métier, messagerie ou dossier partagé. Le but est de centraliser autant que possible les informations nécessaires.
Aurai-je un interlocuteur identifié ?
Le fonctionnement et les interlocuteurs sont définis au démarrage de la mission afin que vous sachiez à qui transmettre les informations et comment suivre les demandes.
Comment suivre ce qui a été fait ?
Le mode de suivi dépend de la mission : portail, tableau de suivi, échanges réguliers, statut des dossiers ou reporting convenu. L'objectif est que l'externalisation améliore votre visibilité plutôt qu'elle ne la réduise.
JANQUOR peut-elle travailler avec mon expert-comptable, avocat ou gestionnaire de paie ?
Oui. JANQUOR peut servir de relais administratif : centralisation des pièces, préparation des informations, transmission et suivi des demandes, sans se substituer à leur expertise réglementée.
Confidentialité, données & RGPD

Vous nous confiez parfois des données sensibles à votre activité. Elles doivent être encadrées.

JANQUOR peut-elle accéder à des données clients ou salariés ?
Oui lorsque cela est nécessaire à la mission. Les accès doivent rester limités aux informations utiles à l'exécution de la prestation.
Comment le RGPD est-il encadré lorsqu'il y a traitement de données ?
Lorsqu'une prestation implique que JANQUOR traite des données personnelles pour le compte du client, les rôles et obligations doivent être encadrés contractuellement. Le RGPD prévoit notamment des obligations de confidentialité, de sécurité, de traçabilité et d'assistance pour le sous-traitant.
Dois-je donner tous mes mots de passe à JANQUOR ?
Non. Les accès doivent être proportionnés au besoin. Lorsqu'un logiciel permet des comptes utilisateurs distincts ou des niveaux d'habilitation, cette organisation est préférable au partage généralisé d'identifiants.
Que se passe-t-il à la fin de la mission pour les accès et documents ?
Les modalités de restitution, suppression ou conservation doivent être cohérentes avec le contrat, les obligations légales et le rôle de chacun. Les accès devenus inutiles doivent être retirés.
JANQUOR peut-elle utiliser mes données pour d'autres clients ?
Les informations confiées dans le cadre d'une mission ne sont pas destinées à servir les dossiers d'autres clients. Chaque mission doit rester cloisonnée selon son périmètre.
Gestion administrative

Que peut réellement reprendre un back-office externalisé ?

Quels types de tâches administratives peuvent être confiés ?
Suivi de dossiers, organisation documentaire, préparation de courriers, demandes de pièces, relances, coordination d'interlocuteurs, tableaux de suivi, préparation de documents et autres tâches clairement définies dans la mission.
JANQUOR peut-elle reprendre un administratif déjà en retard ?
Oui, sous réserve d'évaluer d'abord le volume, l'état des dossiers et les pièces disponibles. Un rattrapage nécessite souvent une phase de diagnostic avant de mettre en place le fonctionnement courant.
Pouvez-vous créer nos procédures administratives ?
Oui. JANQUOR peut formaliser les étapes, responsabilités, validations et points de contrôle afin que les tâches deviennent plus facilement transmissibles et moins dépendantes d'une seule personne.
Pouvez-vous automatiser certaines tâches ?
Lorsque cela est pertinent, oui. Mais l'automatisation vient après la clarification du processus. Automatiser un fonctionnement mal défini risque simplement de reproduire plus vite les mêmes problèmes.
Facturation & relances

De la prestation réalisée jusqu'au règlement : qui fait quoi ?

JANQUOR peut-elle préparer et envoyer mes factures ?
Oui, à partir des informations validées par l'entreprise et dans le cadre d'un processus défini. JANQUOR peut également organiser le suivi administratif des échéances.
JANQUOR peut-elle préparer des devis ?
Oui lorsque les informations commerciales, prix et conditions sont fournis ou validés par l'entreprise. JANQUOR ne décide pas à votre place de votre politique tarifaire.
Pouvez-vous relancer les factures impayées ?
Oui pour les relances administratives prévues dans la mission. Une contestation sérieuse, un litige ou un recouvrement contentieux doit en revanche être orienté vers le professionnel compétent.
JANQUOR décide-t-elle d'accorder un avoir ou une remise ?
Non. Une remise commerciale, un avoir ou une modification substantielle appartient à l'entreprise. JANQUOR peut ensuite préparer le document conformément à la décision validée.
Pré-comptabilité

Préparer la comptabilité sans se substituer à l'expert-comptable.

Que signifie “préparation comptable” chez JANQUOR ?
Il s'agit d'organiser les pièces, de vérifier leur présence, de centraliser les justificatifs, de préparer les informations et de faciliter la transmission au cabinet comptable.
JANQUOR établit-elle les comptes annuels ?
Non. L'établissement des comptes et les missions réservées à l'expertise comptable restent au professionnel habilité.
Pouvez-vous récupérer des pièces manquantes auprès des fournisseurs ?
Oui lorsque cette tâche fait partie du périmètre et que les informations nécessaires sont disponibles. JANQUOR peut organiser les demandes et le suivi des pièces manquantes.
Pouvez-vous transmettre les documents à mon expert-comptable ?
Oui, selon l'organisation convenue avec l'entreprise et le cabinet, notamment via l'espace ou le canal prévu pour les échanges.
JANQUOR dépose-t-elle les déclarations fiscales ou URSSAF à ma place ?
JANQUOR prépare et coordonne les informations dans son périmètre, mais ne se substitue pas au professionnel chargé des obligations déclaratives lorsqu'elles relèvent de sa mission ou d'une profession réglementée.
Facturation électronique

2026–2027 : ce qui change concrètement pour votre entreprise.

Depuis quand faut-il pouvoir recevoir des factures électroniques ?
Depuis le 1er septembre 2026, les entreprises concernées doivent être en capacité de recevoir des factures électroniques, quelle que soit leur taille.
Quand les TPE, PME et micro-entreprises devront-elles émettre électroniquement ?
Pour les petites entreprises concernées, l'obligation d'émission intervient à compter du 1er septembre 2027.
Une entreprise en franchise en base de TVA est-elle concernée ?
Oui lorsqu'elle est établie en France et assujettie à la TVA : le fait de bénéficier de la franchise en base n'exclut pas, à lui seul, l'entreprise du dispositif de facturation électronique.
Qu'est-ce que l'e-reporting ?
L'e-reporting correspond à la transmission à l'administration de certaines données de transaction et, selon les cas, de paiement qui ne passent pas par le même flux qu'une facture électronique B2B domestique.
Faut-il choisir une plateforme pour recevoir ses factures ?
Le dispositif repose sur des plateformes habilitées et des solutions compatibles avec le système. Le choix dépend de votre logiciel, de votre organisation et de vos besoins.
JANQUOR choisit-elle ma plateforme à ma place ?
JANQUOR peut vous aider à cadrer les besoins organisationnels et à comparer le fonctionnement des solutions, mais la décision finale appartient à l'entreprise.
Que peut faire JANQUOR pour préparer la transition ?
Structurer les données clients, clarifier les rôles, organiser le circuit de validation, revoir le processus de facturation et coordonner la mise en place avec les outils ou partenaires retenus.

La réforme ne se résume pas à changer de logiciel.

Si votre processus de facturation n'est pas clair aujourd'hui, la transition est l'occasion de le restructurer avant 2027.

Préparer mon organisation
Ressources humaines & paie

Le support administratif RH sans confondre gestion et décision employeur.

Que peut gérer JANQUOR côté RH ?
Dossiers salariés, collecte d'informations, suivi administratif des entrées et sorties, variables, échéances et coordination avec le gestionnaire de paie ou le professionnel social.
JANQUOR établit-elle les bulletins de paie ?
La production de la paie est confiée au professionnel ou partenaire compétent. JANQUOR peut préparer et centraliser les éléments nécessaires.
Pouvez-vous suivre les absences et congés ?
Oui dans le cadre d'un processus défini avec l'entreprise, notamment pour collecter les informations et préparer les éléments utiles aux interlocuteurs RH ou paie.
JANQUOR conseille-t-elle sur un licenciement ou un conflit salarié ?
Non en tant que conseil juridique. JANQUOR peut préparer les pièces et coordonner le dossier administratif, mais le conseil en droit social relève du professionnel compétent.
Pouvez-vous accompagner l'arrivée d'un salarié ?
Oui sur la coordination administrative : collecte des informations, constitution du dossier, transmission aux intervenants concernés, suivi des pièces et organisation des étapes internes prévues par l'entreprise.
Secrétariat juridique & formalités

Préparer, déposer, suivre — sans confondre accompagnement administratif et conseil juridique.

JANQUOR peut-elle déposer une formalité pour mon entreprise ?
Oui lorsque le cadre le permet et qu'un mandat approprié est établi. Le Guichet unique prévoit la possibilité d'agir comme mandataire pour le compte de l'entreprise.
Quelles formalités pouvez-vous accompagner ?
Selon le dossier : création, modification, transfert de siège, changement de dirigeant, bénéficiaires effectifs, dépôt de comptes ou documents, dissolution, cessation ou radiation. Les actes ou décisions nécessaires doivent être valablement établis.
Comment savoir quelles pièces seront demandées ?
Le Guichet unique adapte les justificatifs à la formalité et aux informations saisies. JANQUOR peut préparer les pièces disponibles et suivre les demandes complémentaires ou régularisations.
Les justificatifs du Guichet unique doivent-ils être en PDF ?
Oui, les justificatifs transmis au Guichet unique sont déposés au format PDF. Le portail fixe également des contraintes techniques de taille de fichier.
JANQUOR peut-elle préparer une déclaration de bénéficiaire effectif ?
Oui sur le plan administratif à partir des informations et pièces communiquées. L'identification du bénéficiaire effectif doit toutefois respecter les critères légaux applicables, notamment les seuils de détention ou de contrôle.
À partir de quel seuil une personne peut-elle être bénéficiaire effectif ?
Pour une société, une personne physique peut notamment être identifiée comme bénéficiaire effectif lorsqu'elle détient directement ou indirectement plus de 25 % du capital ou des droits de vote, ou exerce un contrôle par d'autres moyens selon les critères légaux.
JANQUOR rédige-t-elle tous les actes juridiques ?
Non. JANQUOR assure le secrétariat et la préparation administrative. Le conseil juridique ou les actes nécessitant une compétence réglementée doivent être établis ou validés par le professionnel habilité.
Que se passe-t-il en cas de rejet ou de régularisation ?
Lorsque JANQUOR assure le suivi, nous analysons la demande administrative, identifions les éléments manquants et coordonnons la régularisation dans le périmètre confié.
Domiciliation

Une adresse à Paris, avec une séparation claire des responsabilités.

JANQUOR est-elle elle-même domiciliataire agréé ?
Non. La domiciliation réglementée est assurée par un partenaire domiciliataire agréé. JANQUOR intervient sur la coordination administrative et les formalités associées.
Quelle adresse peut être proposée ?
La domiciliation peut être organisée auprès du partenaire agréé au 142 rue de Rivoli, 75001 Paris, sous réserve de l'acceptation du dossier et des conditions du domiciliataire.
Qui signe le contrat de domiciliation ?
Le contrat de domiciliation est conclu entre l'entreprise domiciliée et le domiciliataire agréé. JANQUOR peut préparer et coordonner le dossier, mais ne se substitue pas au domiciliataire.
Pouvez-vous gérer ensuite les formalités de transfert de siège ?
Oui. JANQUOR peut coordonner la domiciliation puis préparer et suivre administrativement la formalité de transfert de siège si elle est incluse dans la mission.
Pourquoi regrouper domiciliation et back-office ?
Cela peut simplifier les flux administratifs : réception d'informations, coordination des pièces, formalités et suivi documentaire autour d'un même interlocuteur administratif.
Standard téléphonique externalisé

Décrocher n'est pas suffisant : il faut savoir quoi faire de l'appel.

Comment fonctionne le standard téléphonique JANQUOR ?
Les appels sont pris selon des horaires et consignes définis avec l'entreprise. JANQUOR peut qualifier la demande, transférer si cela est prévu ou transmettre un message structuré.
Peut-on utiliser notre propre numéro ?
Selon la configuration retenue, les appels peuvent être redirigés vers le dispositif prévu pour la mission. Les modalités techniques sont définies avant la mise en service.
Peut-on prévoir des consignes différentes selon les appels ?
Oui. Par exemple selon l'agence, le service, le type de demande, l'urgence ou la personne recherchée.
Les appelants savent-ils qu'ils parlent à JANQUOR ?
Le script d'accueil est défini avec le client afin d'assurer une continuité cohérente avec son image et son organisation.
Que se passe-t-il en dehors des horaires prévus ?
Le fonctionnement dépend du dispositif convenu : messagerie, renvoi ou autre traitement défini avec l'entreprise. Les horaires pris en charge sont précisés dans l'offre.
Que se passe-t-il si le volume d'appels augmente fortement ?
Le volume doit être suivi afin de vérifier que le forfait ou l'organisation reste adapté. Une évolution durable du trafic peut nécessiter un ajustement du périmètre ou du tarif.
Groupes, filiales & international

Un interlocuteur administratif en France quand le siège est ailleurs.

JANQUOR peut-elle accompagner une société étrangère ayant une entité en France ?
Oui. JANQUOR peut intervenir comme relais administratif local pour coordonner documents, formalités et échanges avec les dirigeants et professionnels concernés.
Pouvez-vous gérer plusieurs sociétés d'un même groupe ?
Oui, sous réserve de définir un périmètre par entité et d'organiser clairement les documents, interlocuteurs et validations pour éviter toute confusion entre sociétés.
JANQUOR remplace-t-elle l'avocat ou l'expert-comptable français ?
Non. JANQUOR coordonne la partie administrative et facilite les échanges. Les sujets juridiques, fiscaux, sociaux et comptables spécialisés restent traités par les professionnels compétents.
Pouvez-vous coordonner des signatures avec des dirigeants à l'étranger ?
Oui sur le plan administratif : préparation du circuit documentaire, envoi, suivi des signatures et centralisation des versions finales selon le dossier.
Secteurs accompagnés

Même back-office, contraintes différentes.

Travaillez-vous avec les artisans et entreprises du BTP ?
Oui. Le besoin peut concerner les devis, factures, appels, fournisseurs, documents de sous-traitants, suivi administratif et organisation des dossiers autour des chantiers.
Travaillez-vous avec les agences immobilières ou syndics ?
Oui en support administratif. Les actes de transaction, gestion immobilière ou autres activités nécessitant habilitation restent réalisés par les professionnels autorisés.
Accompagnez-vous les SCI ?
Oui pour leur organisation documentaire, préparation comptable, secrétariat juridique administratif et formalités, selon le besoin.
Mon secteur n'est pas affiché sur votre site : puis-je quand même vous contacter ?
Oui. Les secteurs présentés sont ceux pour lesquels les besoins sont particulièrement lisibles, mais JANQUOR peut étudier d'autres activités si le besoin relève de son périmètre de back-office.
Évolution & fin de mission

Une bonne externalisation doit aussi prévoir comment elle évolue ou se termine.

Que se passe-t-il si mon besoin change ?
Le périmètre peut être revu lorsque le volume, les outils, l'organisation ou les priorités évoluent. Un ajustement clair vaut mieux qu'une accumulation informelle de tâches.
Puis-je internaliser plus tard une fonction confiée à JANQUOR ?
Oui. L'un des intérêts d'un processus bien documenté est justement de pouvoir être transmis plus facilement à une future ressource interne.
Comment sont restitués les dossiers à la fin d'une mission ?
La restitution dépend de la mission et des supports utilisés. Les documents, accès et éléments de suivi doivent être remis ou clôturés selon les conditions convenues et les obligations applicables.
Que deviennent les accès JANQUOR après la fin de mission ?
Les accès devenus inutiles doivent être supprimés ou désactivés. C'est une bonne pratique de sécurité et de gouvernance des données.
JANQUOR Construction

Le pôle Construction suit ses propres conditions d'intervention.

JANQUOR Construction est-il déjà ouvert à toutes les prestations ?
Les prestations Construction ne doivent être proposées que dans le périmètre officiellement ouvert par JANQUOR et couvert par les assurances nécessaires. Les travaux non couverts ou non encore ouverts commercialement ne doivent pas être engagés sous JANQUOR Construction.
Un devis Construction peut-il être établi avant le démarrage ?
Oui, mais l'acceptation et surtout le démarrage effectif doivent rester cohérents avec les assurances, compétences et conditions applicables au chantier concerné.
JANQUOR Construction peut-elle faire intervenir des sous-traitants ?
Selon le montage retenu et la couverture d'assurance, des entreprises sous-traitantes peuvent intervenir. Leurs documents, assurances et périmètres doivent être vérifiés avant intervention.
Les particuliers peuvent-ils demander un devis ?
Oui lorsque le pôle Construction est officiellement ouvert pour le type de travaux demandé. Le projet doit ensuite être étudié pour vérifier le périmètre, les intervenants et les conditions d'assurance.
La TVA est-elle toujours de 10 % sur les travaux ?
Non. Le taux dépend notamment de la nature du local, de son ancienneté, des travaux et de la situation du client. Le taux applicable doit être vérifié avant facturation.
Ce que vous devez retenir

Externaliser doit rendre l'organisation plus claire, jamais plus floue.

01

Un périmètre écrit.

Tâches, responsabilités, validations et limites doivent être comprises avant le démarrage.

02

Des rôles séparés.

JANQUOR assure le back-office. Les actes réglementés restent aux professionnels habilités.

03

Vous gardez la direction.

L'exécution peut être déléguée. Les décisions stratégiques et engageantes restent à l'entreprise.

Votre question n'est pas dans la FAQ ?

Votre situation réelle sera toujours plus précise qu'une réponse générale.

Expliquez-nous votre organisation, ce que vous souhaitez déléguer et ce qui bloque aujourd'hui.

JANQUOR vous dira clairement ce qui peut être pris en charge, ce qui doit rester chez vous et ce qui relève d'un professionnel spécialisé.

FAQ JANQUOR

Vous avez les réponses. Il reste à définir le bon périmètre.

Si vous savez maintenant quelle partie de votre organisation vous voulez simplifier, déléguer ou structurer, nous pouvons regarder ensemble la solution la plus adaptée.

JANQUOR · Le pilier de votre back-office