Les piliers sur lesquels JANQUOR s’appuie pour bâtir un back-office solide, structuré et conforme.
🛈 Les noms cités sont des institutions publiques ou sources officielles de référence. JANQUOR s’appuie sur leurs publications et référentiels sans relation commerciale ni partenariat officiel.
JANQUOR sécurise et structure vos contrats de travail, dossiers salariés et registre du personnel, afin d’offrir à votre entreprise une organisation fiable, conforme et durable.
Résultat : des embauches mieux cadrées, des sorties proprement gérées, des dossiers salariés complets et un dirigeant qui sait où il en est en cas de contrôle ou de litige.
L’accompagnement JANQUOR ne remplace pas vos avocats ou votre service paie : il organise et sécurise le back-office salarié autour de vos conseils.
Multipliez les embauches, les avenants, les temps partiels, les CDD, les alternants… et les risques augmentent. Quand les dossiers salariés ne suivent pas, c’est le dirigeant qui se retrouve exposé en cas de contrôle ou de conflit.
💡 L’objectif : transformer les contrats et dossiers salariés en levier de sécurité, pas en zone de risque.
Mettre en ordre les contrats et dossiers salariés n’est pas qu’une opération ponctuelle : c’est un changement durable dans votre façon de gérer les RH. Vous passez d’un mode réactif (« on verra quand il y aura un problème ») à un mode préventif et structuré.
Avant JANQUOR
Après JANQUOR
L’accompagnement « Contrats & dossiers salariés » s’appuie sur plusieurs piliers opérationnels. Vous pouvez activer un seul volet ou construire un accompagnement complet, selon votre situation et la taille de votre équipe.
Volet 1 – Contrats & avenants
JANQUOR coordonne la préparation des contrats de travail et avenants avec vos conseils juridiques, puis assure la circulation, le classement et le suivi.
Volet 2 – Dossiers salariés & registre
Nous mettons en place une organisation claire pour chaque salarié, adaptée à votre volume et à vos outils (papier, numérique ou hybride).
Volet 3 – Entrées & sorties
De l’embauche au départ, JANQUOR coordonne les étapes administratives pour que rien ne soit oublié et que l’image de votre entreprise reste professionnelle.
Volet 4 – Variables de paie & RH courant
Sans empiéter sur le métier de votre gestionnaire de paie, nous sécurisons la transmission des informations et pièces RH.
Volet 5 – Interface avec vos conseils
JANQUOR prépare et structure les dossiers pour vos conseils (avocats, juristes, RH), afin que leurs interventions soient plus rapides et mieux ciblées.
Volet 6 – Pilotage RH & tableaux de bord
Nous construisons des outils simples pour suivre vos effectifs, vos types de contrats et les points de vigilance RH.
🧩 Chaque volet peut être activé séparément ou intégré dans un pack RH structuré centré sur vos contrats et dossiers salariés.
En quelques échanges, nous faisons le point sur votre organisation RH actuelle et sur les priorités à sécuriser pour vos contrats de travail et dossiers du personnel.
Une entreprise avec 3 salariés n’a pas les mêmes besoins qu’un réseau multi-sites. Les formats ci-dessous sont des bases, que nous ajustons ensuite à votre réalité RH, à vos outils et à vos partenaires.
Mission ciblée (sur devis)
Idéal pour faire le point avant une croissance d’effectif, une réorganisation ou un contrôle potentiel.
Accompagnement récurrent (mensuel / trimestriel)
Recommandé pour les structures de 5 à 50 salariés qui veulent une base RH solide, sans créer un poste interne.
Pilotage global (volume sur mesure)
Pour les dirigeants qui souhaitent un pilier RH externalisé sur la durée, avec un niveau élevé de traçabilité et de discrétion.
L’objectif est de reprendre la main sans désorganiser votre quotidien. Nous avançons par étapes claires, avec un volume de travail réaliste et des points de validation réguliers avec le dirigeant ou le référent RH.
Sans attendre la fin de la mission, vous commencez déjà à ressentir les effets d’une base RH clarifiée.
Au-delà des contrats, JANQUOR s’appuie sur des outils pratiques pour garder une vision claire de vos salariés, de leurs contrats et des obligations associées.
Une trame complète pour chaque entrée et sortie, afin de ne rien oublier : documents à remettre, signatures, accès à créer ou à couper, matériel à récupérer…
Intégrable à votre accompagnement ou à retrouver dans les outils pratiques JANQUOR »
Un tableau simple pour suivre périodes d’essai, fins de CDD, visites médicales, habilitations, renouvellements et autres échéances RH.
Personnalisé selon votre secteur (BTP, services, retail, professions libérales…).
Un registre clair, mis à jour et exploitable, pour répondre rapidement en cas de contrôle ou de demande d’un partenaire.
Des modèles de courriers, de fiches de suivi et de procédures pour harmoniser vos pratiques RH au quotidien.
JANQUOR intervient lorsque la gestion des contrats et des dossiers salariés devient trop lourde pour être traitée « au fil de l’eau ». L’objectif : un back-office RH premium pour des structures qui ne souhaitent pas recruter une équipe dédiée.
Vous avez une équipe en place, peu ou pas de temps pour les dossiers salariés, mais une réelle exigence de conformité et de professionnalisme.
Vous souhaitez proposer à vos clients un relais organisationnel RH pour fiabiliser les bases salariés sans alourdir vos équipes internes.
Vous portez seul(e) la fonction RH et avez besoin d’un support structurant pour vos dossiers, vos échéances et vos échanges avec les partenaires.
Vous devez suivre plusieurs établissements, des équipes mouvantes et différents types de contrats, avec un besoin fort de traçabilité.
Chaque entreprise a son histoire, mais les bénéfices se retrouvent souvent : moins de risques, plus de clarté RH, une image employeur renforcée.
CDD, intérim, CDI, sous-traitants : les contrats s’empilent, les dossiers se dispersent entre le siège et les chantiers.
Entrées et sorties fréquentes, contrats temps partiel, étudiants, managers, alternants. Difficile de garder une base RH propre.
Dossiers clients exigeants, équipe resserrée, peu de temps pour les sujets RH. L’enjeu : rester irréprochable côté salariés.
« Nous avions des années d’historique avec des pratiques différentes selon les managers. JANQUOR a remis à plat nos dossiers salariés et mis en place un suivi clair des dates clés. Aujourd’hui, nous savons exactement où nous en sommes. »
« L’approche est très structurée mais humaine. On ne s’est pas contentés de remplir des cases : l’équipe JANQUOR a adapté les outils à notre réalité terrain. Je suis beaucoup plus sereine sur les sujets RH. »
« Lors du contrôle, nous avons pu présenter immédiatement les contrats, le registre du personnel et les dossiers salariés demandés. Le contrôleur a reconnu la qualité du suivi. Sans l’accompagnement JANQUOR, nous aurions perdu un temps considérable. »
JANQUOR agit comme un pilier discret de votre back-office RH : nous ne décidons pas à votre place, nous structurons ce qui vous engage en tant qu’employeur.
Externaliser une partie de votre back-office salarié ne signifie pas perdre le contrôle, bien au contraire : vous gagnez en lisibilité, en traçabilité et en sécurité.
Confidentialité RH
Traitement strictement confidentiel des dossiers salariés, accès limités, méthodes adaptées à la sensibilité des informations RH et à vos exigences internes.
Traçabilité
Historique clair des pièces collectées, des actions menées et des transmissions réalisées (paie, conseils juridiques, organismes sociaux…).
Méthode & conformité
Une organisation pensée pour durer, adaptable aux évolutions réglementaires, construite en complément de vos conseils (avocats, experts-comptables, cabinets RH…).
Relation durable
Un suivi dans la durée, avec un interlocuteur JANQUOR qui comprend votre contexte RH, vos enjeux et vos contraintes de terrain.
Ces engagements sont précisés lors de la phase de cadrage, pour que vous sachiez exactement comment JANQUOR intervient sur vos contrats & dossiers salariés.
Quelques réponses rapides pour situer si l’accompagnement JANQUOR répond à vos enjeux : sécurisation, mise en ordre, croissance d’équipe, contrôle potentiel, image employeur.
Nous réalisons d’abord un diagnostic structuré de vos contrats, dossiers salariés et pratiques actuelles. Nous proposons ensuite un plan d’action priorisé : mise en ordre des dossiers, création de check-lists, mise à jour du registre du personnel, organisation des transmissions vers la paie et vos conseils. Selon vos besoins, l’accompagnement peut être ponctuel ou récurrent.
Non. JANQUOR n’a pas vocation à se substituer à vos conseils juridiques. Nous intervenons en relais organisationnel : collecte des informations nécessaires, structuration des dossiers, suivi des signatures, organisation du classement et des mises à jour. La rédaction juridique reste assurée par vos avocats, juristes ou cabinets spécialisés.
L’accompagnement peut être utile dès le premier salarié, notamment pour installer tout de suite de bonnes pratiques. Il devient particulièrement pertinent à partir de 3 à 5 salariés, et indispensable lorsque les statuts se multiplient (CDD, temps partiel, alternants, multi-sites…).
Tout dépend de votre historique, du nombre de salariés et de la dispersion actuelle des dossiers. Lors du diagnostic, nous estimons un volume de travail réaliste et proposons un rythme de reprise (par site, par service, par ancienneté…). L’objectif est d’avancer de façon structurée, sans bloquer votre activité.
Nous commençons par un échange structuré pour comprendre votre contexte RH, vos enjeux (croissance, contrôle, structuration, passation…) et vos partenaires existants. À partir de là, nous construisons un plan d’action sur mesure avec un périmètre clair (contrats, dossiers, registre, outils) et un format d’intervention adapté à votre rythme.
✳️ Vous souhaitez reprendre la main sur vos contrats de travail et vos dossiers salariés, réduire les risques et renforcer votre image employeur ? En 30 minutes, nous pouvons cartographier votre situation et définir les premiers leviers pour une base RH plus lisible, mieux anticipée et réellement sécurisée.
