Les piliers sur lesquels JANQUOR s’appuie pour bâtir un back-office solide, structuré et conforme.
🛈 Les noms cités sont des institutions publiques ou sources officielles de référence. JANQUOR s’appuie sur leurs publications et référentiels sans relation commerciale ni partenariat officiel.
JANQUOR structure vos archives physiques et vos documents numériques pour que chaque pièce soit retrouvable, partagée et conservée dans le respect de vos obligations légales.
Résultat : moins de dossiers qui s’empilent, moins de temps perdu à chercher « le bon document », et une gestion documentaire claire, sécurisée et transmissible à vos équipes et à vos partenaires (expert-comptable, avocats, RH, notaires…).
JANQUOR ne se contente pas de « ranger les dossiers » : nous construisons un vrai système d’archives et de gestion documentaire, adapté à votre activité et à vos contraintes (RGPD, fiscal, social, juridique…).
Avant de structurer la gestion documentaire, il y a souvent des signaux qui s’accumulent : dossiers introuvables, versions contradictoires, demandes répétées de pièces. Si vous vous reconnaissez dans plusieurs points, votre système d’archives n’est plus un simple « stock de documents » : il devient un risque organisationnel et juridique.
💡 JANQUOR intervient en complément de vos partenaires, pour rendre vos documents exploitables, sécurisés et traçables.
Mettre de l’ordre dans vos archives n’est pas qu’une question de rangement : c’est un changement de posture. Vous passez d’un mode « on stocke au cas où » à un système documentaire pensé pour être consulté, partagé et prouvé.
Avant JANQUOR
Après JANQUOR
L’offre « Archives & gestion documentaire » s’organise autour de piliers opérationnels. Vous pouvez activer un seul volet ou construire un dispositif complet, selon votre volume de dossiers et vos enjeux (contrôles, litiges, croissance, changement de locaux, etc.).
Pilier 1 – Tri & classement documentaire
Nous reprenons l’existant pour construire un système lisible : dossiers clients, fournisseurs, social, juridique, interne… chaque document retrouve sa place.
Pilier 2 – Numérisation & structuration
Le but n’est pas de tout scanner, mais de numériser intelligemment pour accélérer les recherches et faciliter le partage sécurisé des pièces.
Pilier 3 – Plan de conservation & obligations
Nous vous aidons à traduire concrètement vos obligations de conservation (comptables, sociales, juridiques, bancaires…) en règles opérationnelles.
Pilier 4 – Dossiers RH & documentation sensible
Dossiers salariés, entretiens, sanctions, attestations… ces documents demandent une attention particulière en termes de conservation et de confidentialité.
Pilier 5 – Flux comptables & pièces financières
Vos documents comptables sont au cœur de vos archives : la façon dont ils sont classés conditionne la qualité de votre relation avec votre cabinet comptable et vos financeurs.
Pilier 6 – Coordination & pilotage documentaire
Un interlocuteur unique qui coordonne les flux documentaires, les mises à jour et les besoins de vos partenaires (EC, avocats, banques, assureurs, notaires…).
🧩 Chaque volet peut être activé séparément ou intégré dans un dispositif documentaire 360° adapté à votre activité et à votre historique.
Pour une vue globale de ce que JANQUOR peut organiser dans votre entreprise, vous pouvez explorer nos expertises ou découvrir nos services dédiés aux dirigeants.
Toutes les structures n’ont pas le même volume de dossiers, ni le même niveau d’urgence. Les formats ci-dessous sont des bases de travail que nous ajustons en fonction de votre taille, de vos contraintes (locaux, outils, RGPD…) et de vos priorités.
Mission ponctuelle (ciblée sur une zone ou un périmètre)
Idéal pour une structure qui souhaite tester un accompagnement ciblé ou préparer un déménagement, un audit ou un changement de cabinet.
Accompagnement récurrent (mensuel / trimestriel)
Recommandé pour les TPE / PME, cabinets et structures en croissance ou en réorganisation.
Pilotage global (volume sur mesure)
Pour les dirigeants qui souhaitent un pilier documentaire externe sur la durée, sans recruter un service archives en interne.
La gestion documentaire ne repose pas seulement sur des armoires et des dossiers partagés : JANQUOR s’appuie sur des outils pratiques pour tracer, documenter et sécuriser vos archives au quotidien.
Un plan de classement opérationnel, pensé pour vos équipes, vos partenaires et vos contraintes métiers (clients, chantiers, dossiers, sites, structures…).
Intégrable dans vos outils existants (Drive, SharePoint, serveur, GED…) avec l’appui de JANQUOR.
Un registre pour suivre les délais de conservation par type de document, anticiper les destructions et prouver votre sérieux en cas de contrôle.
Utilisable en autonomie ou avec un accompagnement régulier de JANQUOR.
Un tableau synthétique pour suivre qui a demandé quoi, quand, à qui et avec quelles pièces transmises, afin d’éviter les oublis et les doublons.
Des trames prêtes à l’emploi pour uniformiser votre documentation : listes de pièces, inventaires d’archives, fiches de transmission, etc.
JANQUOR intervient lorsque le volume de documents devient trop important pour un simple « classement maison ». L’objectif : offrir un niveau d’organisation premium à des structures qui n’ont pas envie de recruter un service archives interne.
Entreprises multi-sites, multi-dossiers ou en croissance qui souhaitent fiabiliser leurs archives (contrats, clients, fournisseurs, RH, interne…).
Cabinets d’avocats, notaires, juristes, gestionnaires de patrimoine ou secteurs fortement documentés (santé, immobilier, BTP…).
Cabinets souhaitant fiabiliser les flux de pièces avec leurs clients et structurer leurs propres archives internes (dossiers annuels, permanents, lettres de mission…).
Dirigeants seuls ou en petite équipe qui veulent un système simple pour retrouver, prouver et transmettre leurs documents clés sans y passer leurs soirées.
Chaque cas est différent, mais les effets se ressemblent : moins de temps perdu, plus de preuves à portée de main, et une organisation qui résiste aux imprévus.
Dossiers clients éparpillés entre boîtes mail, dossiers personnels et classeurs. Au moment du bilan ou d’un litige, la recherche devenait un casse-tête. Après 3 mois d’accompagnement JANQUOR :
Factures, plans, devis et rapports de chantiers dispersés entre véhicules, bureaux et dossiers numériques non structurés.
Volume important de dossiers, décisions et actes, avec peu de temps disponible pour la structuration documentaire et l’archivage.
« Nous savions que nous avions des documents “quelque part”, mais les retrouver était devenu un problème. Depuis la mission JANQUOR, chacun sait où chercher et nous répondons beaucoup plus vite aux demandes de notre expert-comptable. »
« Le travail d’archives n’était jamais prioritaire, jusqu’au jour où nous avons eu un contrôle. L’accompagnement JANQUOR nous a permis d’y voir clair, de structurer nos dossiers et d’installer des réflexes simples pour l’avenir. »
JANQUOR agit comme un pilier structurant de votre gestion documentaire, avec un haut niveau de confidentialité et une approche très opérationnelle.
Structurer vos archives ne signifie pas « perdre la main » sur vos documents. Au contraire : vous gagnez en lisibilité, en traçabilité et en sérénité, avec des engagements clairs sur la manière dont vos dossiers sont gérés.
Confidentialité
Traitement confidentiel de vos dossiers, accès limités, consignes de manipulation adaptées à la sensibilité des documents (juridiques, financiers, RH, santé, etc.).
Traçabilité
Suivi des rangements, transferts et destructions, ainsi que des pièces transmises, pour savoir à tout moment où en sont vos archives et qui y a accès.
Méthode & conformité
Méthode structurée, outils adaptés à votre structure et travail en complément de vos conseils (experts-comptables, avocats, notaires, RH, DPO…).
Relation durable
Un suivi dans la durée, avec un interlocuteur JANQUOR qui comprend vos priorités, vos contraintes métiers et l’historique de vos dossiers.
Tous ces engagements sont détaillés lors de la phase de cadrage de la mission, afin que vous sachiez précisément comment JANQUOR intervient auprès de vos équipes et de vos partenaires.
Quelques réponses rapides pour vous aider à situer si l’offre « Archives & gestion documentaire » de JANQUOR est adaptée à votre situation et à l’état actuel de vos dossiers.
Il s’agit d’un accompagnement opérationnel pour reprendre en main vos archives (papier et numérique) : tri, classement, plan de conservation, règles de nommage, structuration des dossiers sensibles (comptables, juridiques, RH, internes…), avec un interlocuteur dédié pour coordonner les actions dans le temps.
Non. Nous privilégions vos outils existants (Drive, SharePoint, serveur interne, solutions métiers…) et construisons un système documentaire exploitable à partir de ceux-ci. Si nécessaire, nous pouvons vous aiguiller vers des solutions plus adaptées, en lien avec vos autres partenaires (IT, DSI, intégrateurs).
Selon le volume et la nature des documents, JANQUOR peut intervenir sur une partie de la numérisation ou coordonner des prestataires dédiés (scan, coffre-fort numérique, etc.). L’essentiel de notre valeur réside dans la structuration du système documentaire (quoi scanner, comment le nommer, où le ranger, combien de temps le conserver).
Dès que la recherche de documents commence à prendre trop de temps, que les doublons se multiplient, que les demandes de vos partenaires se répètent ou que l’idée d’un contrôle vous inquiète. Plus vous intervenez tôt, plus la remise à plat est rapide et maîtrisée.
Le démarrage repose sur un diagnostic documentaire : état des lieux (locaux, outils, volumes, zones critiques), identification des priorités et des risques, puis élaboration d’un plan d’action. Nous convenons ensuite d’un format d’intervention adapté (ponctuel, récurrent, à distance, sur site ou mixte).
✳️ Vous avez le sentiment que vos archives « déborde » et que vos documents ne sont plus vraiment sous contrôle ? En 30 minutes, nous pouvons cartographier votre situation et identifier les premiers leviers concrets pour un système documentaire plus lisible, plus rapide et mieux sécurisé.
