Notes de frais : politique claire, conformité URSSAF & TVA, remboursement rapide
Centralisez et sécurisez la gestion de vos notes de frais : règles internes, collecte des justificatifs, contrôles, imputation comptable et remboursement. JANQUOR met en place une procédure conforme (TVA, barèmes, pièces) et des outils simples (Excel ou solutions no-code/OCR), pour un cycle fiable, traçable et sans frictions.
✅ Conformité & preuves
Checklists URSSAF/TVA, archivage des justificatifs, barèmes kilométriques à jour, mentions obligatoires.
⚡️ Circuit fluide
Soumission simple, contrôle éclair, imputation comptable automatique et validation rapide par le dirigeant.
📊 Pilotage en temps réel
Tableaux de suivi par nature de dépenses (repas, déplacements, télétravail), alertes et export comptable.
Notre méthode en 3 étapes
Périmètre remboursable, plafonds, TVA déductible, justificatifs exigés, rôles & délais.
Contrôle, imputation (625/626…), export pour l’expert-comptable et suivi.
Livrables
- Politique interne (PDF/Doc)
- Modèle Excel + checklist
- Procédure d’archivage
- Mapping comptable
- Kit “employés”
Conformité URSSAF & TVA
- Facture nominative obligatoire (ticket CB insuffisant).
- TVA : déductibilité variable selon la dépense.
- Barème IK actualisé chaque année.
- Délai de validation : cycle mensuel conseillé.
- Archivage probant et traçable.
Bonnes pratiques
- Indiquer motif, participants, client/projet.
- Catégoriser précisément chaque dépense.
- Contrôler plafonds & TVA.
- Validation par le dirigeant ou signature électronique.
- Export mensuel vers l’expert-comptable.
📥 Modèles & ressources – Mini-outil export
🧮 Estimation indemnités kilométriques
Renseignez la distance aller-retour (km). Barème moyen indicatif : ~0,32 €/km.
📑 Saisie rapide & export
Astuce : laisse TVA vide si non déductible — le HT sera calculé automatiquement.
| Date | Collaborateur | Nature | HT | TVA | TTC | Client / Projet | — |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Totaux | 0,00 € | 0,00 € | 0,00 € | ||||
Ou télécharger les modèles JANQUOR (générés automatiquement)
FAQ – Notes de frais
Non. Il faut une facture nominative détaillée (TVA, date, fournisseur, montant TTC/HT).
La TVA repas est non déductible sauf repas d’affaires. Sur l’hébergement salarié, la TVA n’est pas déductible.
Possibilité de forfait ou remboursement au réel selon politique interne et justificatifs.
Modèle Excel JANQUOR ou solution no-code/OCR selon volume et workflow souhaité.
Besoin d’un cadrage express de vos notes de frais ?
On met en place votre politique, vos modèles et votre circuit de validation sous 7 à 10 jours ouvrés.
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La page Notes de frais de JANQUOR présente les bonnes pratiques et outils essentiels pour la gestion et le remboursement des dépenses professionnelles. JANQUOR accompagne les dirigeants, indépendants et PME dans la mise en place de procédures fiables, conformes et digitalisées.
Ce contenu a pour objectif d’aider les entreprises à structurer leur politique de frais, à respecter les règles URSSAF et fiscales, et à automatiser le suivi via des solutions adaptées. Les conseils et modèles proposés sont donnés à titre informatif et ne remplacent pas un avis professionnel personnalisé.
Pour tout accompagnement administratif ou mise en place d’un processus de gestion des notes de frais, contactez JANQUOR à contact@janquor.fr ou planifiez un rendez-vous via notre agenda en ligne.
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