Les piliers sur lesquels JANQUOR s’appuie pour bâtir un back-office solide, structuré et conforme.
🛈 Les noms cités sont des institutions publiques ou sources officielles de référence. JANQUOR s’appuie sur leurs publications et référentiels sans relation commerciale ni partenariat officiel.
JANQUOR vous aide à mettre en place une politique notes de frais lisible, alignée avec votre expert-comptable et vos contraintes sociales et fiscales.
Objectif : limiter les erreurs, éviter les litiges avec vos équipes ou l’URSSAF, gagner du temps sur le contrôle et sécuriser le remboursement des dépenses réellement professionnelles. En cas de contrôle, une note de frais mal cadrée peut être requalifiée en avantage en nature et entraîner un redressement coûteux.
Une politique notes de frais structurée permet de réduire les risques de redressement, de fluidifier les remboursements et de préserver la relation avec vos équipes.
Mal définies, les notes de frais créent des frustrations : remboursements tardifs, incompréhensions sur ce qui est accepté, justificatifs manquants, temps perdu en vérifications. À terme, c’est aussi un risque social, fiscal et financier.
Exemple : un dirigeant accompagné par JANQUOR passait près de 8 heures par mois à vérifier les notes de frais. Après structuration des règles et des supports, ce temps a été réduit à moins de 2 heures, tout en sécurisant les remboursements.
💶 Une seule note de frais mal justifiée (temps de traitement, charges, ajustements en cas de contrôle) peut facilement coûter 30 à 50 € à l’entreprise. Multiplié par des dizaines de lignes dans l’année, l’impact devient significatif.
Une note de frais, ce n’est pas qu’un ticket : c’est une dépense professionnelle qui doit être justifiée, encadrée et tracée. JANQUOR structure votre dispositif autour de quatre axes complémentaires.
Pilier 1 – Règles & périmètre
Définition claire des dépenses éligibles par type de poste : repas, déplacements, hébergements, fournitures, abonnements, etc.
Pilier 2 – Validation & responsabilités
Mise en place de circuits de validation simples, alignés avec votre organisation interne.
Pilier 3 – Outils & formats
Choix et mise en place des outils (tableau, application, formulaire) selon votre taille et vos habitudes de travail.
Pilier 4 – Contrôle & pédagogie
Contrôles réguliers, indicateurs simples et actions de sensibilisation auprès des équipes.
Une politique notes de frais efficace repose sur un enchaînement simple : déclarer, valider, contrôler. JANQUOR formalise ces étapes pour fluidifier les échanges et réduire les risques d’erreur.
Étape 1
Le collaborateur saisit sa dépense avec justificatif complet : date, montant, lieu, objet professionnel. JANQUOR vous aide à définir les données obligatoires.
Étape 2
Le manager ou la direction valide selon le périmètre (dépense autorisée ? plafond ? lien professionnel ?). Les circuits sont clarifiés dans la charte JANQUOR.
Étape 3
Le back-office vérifie la conformité, prépare les exports comptables et sécurise le remboursement. JANQUOR met en place les contrôles adaptés à votre structure.
📊 Vous avez déjà une politique notes de frais, mais vous n’êtes pas certain·e qu’elle soit réellement à jour et sécurisée ? Un diagnostic rapide permet souvent de corriger quelques points clés avant qu’ils ne deviennent un sujet de contrôle.
En audit, certaines anomalies reviennent régulièrement. Les identifier en amont permet d’éviter les litiges internes et les risques en cas de contrôle.
Tickets sans détail, absence d’objet professionnel, pièces illisibles… Ces éléments peuvent entraîner un refus ou un risque URSSAF.
Des dépenses déclarées deux fois ou envoyées trop tard compliquent la gestion et fragilisent la traçabilité des opérations.
Achats personnels, repas non professionnels, dépenses non autorisées selon le statut… Une charte claire évite les discussions interminables.
Certaines situations reviennent souvent dans les entreprises et peuvent devenir sensibles si elles ne sont pas cadrées dans une charte notes de frais. Voici les plus fréquentes.
Repas d’équipe, réunions internes, invitations clients… Chaque type de repas obéit à des règles différentes, notamment concernant l’objet professionnel et les plafonds.
Les cadeaux d’affaires, événements, invitations ou achats liés à la relation client doivent respecter des seuils fiscaux précis et être tracés pour éviter tout risque d’avantage en nature.
Abonnements, fournitures, repas, déplacements occasionnels… Le télétravail introduit des cas hybrides nécessitant des règles écrites pour éviter des litiges ou doublons.
Véhicule personnel, notion de trajet domicile-travail, barème fiscal, justificatifs des kilomètres… Une politique claire évite les requalifications en cas de contrôle.
Photos, duplicatas, attestations… Il est indispensable de déterminer comment traiter les dépenses sans justificatif complet pour rester conforme aux exigences comptables et fiscales.
Pour chaque situation, cochez Oui ou Non. La réponse et l’explication s’affichent automatiquement. Un moyen simple de sensibiliser vos équipes aux bonnes pratiques en matière de notes de frais.
⚖️ Les règles peuvent varier selon votre structure, votre statut et vos politiques internes.
💡 JANQUOR peut mettre en place une charte notes de frais sur mesure pour sécuriser vos pratiques.
Selon que vous souhaitez simplement clarifier vos règles, refondre vos processus ou intégrer les notes de frais à un projet plus global de back-office, l’accompagnement JANQUOR s’ajuste à votre rythme.
Audit ciblé (format court)
Idéal pour vérifier où vous en êtes et identifier les premiers leviers à actionner sans tout bouleverser.
Structuration complète (sur mesure)
Recommandé pour les structures qui veulent un cadre clair, écrit et partageable avec leurs équipes et partenaires.
Pilotage dans la durée (volume modulable)
Pour les dirigeants qui veulent un relais stable sur la gestion des notes de frais et du back-office au sens large.
Cette check-list vous permet d’évaluer rapidement la maturité de votre politique notes de frais. Cochez les éléments déjà en place et générez automatiquement un PDF contenant uniquement les points cochés.
Cochez les éléments déjà en place dans votre entreprise. En un clic, vous générerez un PDF récapitulatif contenant uniquement les points cochés, à partager avec votre expert-comptable ou vos équipes.
Quelques réponses rapides pour mieux situer comment JANQUOR peut vous aider à sécuriser et simplifier la gestion de vos notes de frais.
Pas nécessairement. Pour certaines TPE ou petites structures, un tableau de suivi bien conçu et une charte claire peuvent suffire. L’enjeu n’est pas seulement l’outil, mais la cohérence des règles, la traçabilité et la coordination avec votre expert-comptable. JANQUOR vous aide à choisir le niveau d’outillage adapté.
Le remboursement au réel repose sur les dépenses effectivement engagées (carburant, péages, parking…) et nécessite des justificatifs précis. Les indemnités kilométriques utilisent un barème par kilomètre (généralement celui de l’administration fiscale) multiplié par le nombre de kilomètres parcourus. Le choix du mode de remboursement doit être cohérent avec votre politique globale et documenté.
Trois points clés : une charte écrite, des justificatifs complets et une pratique stable dans le temps. JANQUOR vous aide à structurer vos règles, à définir les pièces attendues et à mettre en place des contrôles réguliers pour repérer les dérives avant qu’elles ne deviennent un problème.
Oui, si vous le souhaitez. L’accompagnement peut rester centré sur la direction et l’expert-comptable, ou inclure des sessions pédagogiques avec vos équipes (managers, assistantes, collaborateurs). L’objectif est de rendre les règles compréhensibles et applicables, pas de créer une usine à gaz.
Tout à fait. Les notes de frais sont souvent liées à d’autres sujets : facturation, trésorerie, paie, gestion des déplacements ou des abonnements. JANQUOR peut intégrer ce chantier dans un plan global de structuration du back-office, afin de garder une vision d’ensemble et de limiter les re-travaux.
En règle générale, une note de frais doit être accompagnée d’un justificatif mentionnant la date, le fournisseur, le montant TTC, la TVA le cas échéant et la nature de la dépense. Pour certains frais (déplacements, invitations, cadeaux d’affaires), il est utile d’ajouter l’objet de la dépense et les personnes concernées. Une charte précise ces exigences pour éviter les oublis.
La meilleure prévention repose sur un cadre clair (charte écrite), des plafonds par type de dépense, des circuits de validation adaptés et un suivi régulier des anomalies (doubles saisies, dépenses répétitives, montants atypiques). JANQUOR vous aide à mettre en place ces garde-fous sans alourdir le quotidien de vos équipes.
✳️ Vos notes de frais prennent trop de temps, génèrent des tensions ou vous semblent risquées ? En moins d’une heure, nous pouvons cartographier votre situation et définir les premiers ajustements concrets pour une politique notes de frais claire, sécurisée et plus sereine.
