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Les documents légaux d’entreprise — avis SIRENE (INSEE), extrait Kbis (RCS) et RBE — sont indispensables pour prouver l’existence, l’immatriculation et la propriété effective de votre société. Ils sont exigés à l’ouverture d’un compte bancaire pro, lors d’un appel d’offres, d’une signature client ou d’une demande de subvention. Un justificatif périmé ou non mis à jour peut bloquer un dossier ou retarder un virement : d’où l’intérêt d’un dossier permanent (cloud), avec versions PDF récentes, rappels automatiques (Kbis < 3 mois, modifications RBE) et liens de partage sécurisés. Objectif : des pièces à jour, accessibles et partageables en 1 clic — toute l’année.
« Une entreprise crédible se prouve en trois pièces : SIRENE, Kbis et RBE. »
— Sagesse d’organisation administrative
1. Avis SIRENE : à quoi ça sert et où l’obtenir
Édité par l’INSEE, l’avis de situation SIRENE est le document officiel confirmant l’immatriculation administrative de votre entreprise. Il mentionne : SIREN/SIRET, code APE, adresse, forme juridique, date de création et état actuel de l’activité. C’est un justificatif incontournable pour les dossiers fournisseurs, marchés publics, demandes d’aides, démarches bancaires et certaines formalités juridiques (notamment pour les structures non inscrites au RCS).
- Utilité : attester de l’existence légale, fournir les informations administratives essentielles et rassurer partenaires, clients et administrations.
- Où l’obtenir : en ligne, gratuitement, sur le service officiel de l’INSEE (téléchargement immédiat en PDF).
- Bon réflexe : régénérer l’avis après tout changement (adresse, activité, forme juridique, raison sociale) pour éviter tout décalage administratif.
- Astuce JANQUOR : intégrez votre Avis SIRENE dans un dossier permanent numérique avec alertes automatiques pour renouvellement.
2. Extrait Kbis : quand et pourquoi on vous le demande
Véritable carte d’identité commerciale de l’entreprise, l’extrait Kbis est délivré par le greffe du tribunal de commerce et atteste de l’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il mentionne : identité de la société (forme juridique, capital social, siège), activité, dirigeants, établissements secondaires, procédures éventuelles et immatriculations complémentaires. Indispensable pour les banques, donneurs d’ordre, plateformes et contrats nécessitant une preuve officielle de l’existence légale.
- Fraîcheur requise : dans 90 % des cas, un Kbis de moins de 3 mois est exigé.
- Où l’obtenir : via les services officiels en ligne (MonIdée, Infogreffe) ou directement auprès du greffe compétent.
- Bon réflexe : mettre en place un rappel trimestriel pour télécharger une version à jour et éviter les refus de dossier.
- Astuce JANQUOR : stockez votre Kbis dans un coffre-fort numérique avec historique, afin de retrouver rapidement toute version antérieure en cas de contrôle ou de litige.
3. RBE : mises à jour obligatoires et bonnes pratiques
Le registre des bénéficiaires effectifs (RBE) est un document officiel qui identifie les personnes physiques exerçant un contrôle effectif sur la société (associés majoritaires, détenteurs d’un droit de vote ou d’un pouvoir de décision). Obligatoire depuis 2017, il est déposé lors de la création de l’entreprise et doit être mis à jour en cas de modification : changement d’actionnaires, de répartition du capital, de dirigeants, ou d’adresse personnelle d’un bénéficiaire effectif.
- Quand mettre à jour : transfert ou cession de titres, nouveau contrôle, changement d’état civil ou d’adresse, fusion, apport partiel d’actifs, entrée/sortie d’un associé.
- Où déclarer : via le guichet unique en ligne de l’INPI. Conservez systématiquement l’accusé de réception pour votre dossier juridique.
- Pourquoi c’est essentiel : un RBE non à jour expose à des sanctions (amende pouvant aller jusqu’à 7 500 €) et entraîne des irrégularités dans les vérifications bancaires ou administratives.
- Astuce JANQUOR : intégrez la vérification du RBE dans votre checklist juridique annuelle pour ne manquer aucune mise à jour obligatoire.
4. Dossier permanent : organiser et partager vos documents
Centraliser vos documents légaux — avis SIRENE, extrait Kbis, registre des bénéficiaires effectifs (RBE) et statuts — dans un dossier permanent sécurisé (cloud avec sauvegardes et chiffrement) est la clé pour garantir une accessibilité 24/7, même en déplacement. Avec JANQUOR, vos justificatifs sont toujours à jour, organisés et prêts à être partagés en quelques secondes, évitant ainsi les recherches de dernière minute lors d’un contrôle, d’une signature de contrat ou d’un appel d’offres.
- Arborescence recommandée : Identité — Juridique — Banque — Assurances — Contrats — Social.
- Rappels automatiques : suivi de validité des Kbis (< 3 mois), attestations, mises à jour RBE, échéances fiscales et sociales.
- Partage sécurisé : lien temporaire avec durée de validité personnalisée, mot de passe, historique des téléchargements et révocation à distance.
- Versionnage intelligent : archivage automatique des anciennes versions pour preuve de conformité en cas d’audit.
- Astuce JANQUOR : associer votre dossier permanent à un tableau de conformité pour avoir une vision globale des documents à jour et des prochaines échéances.
FAQ rapide : SIRENE, Kbis & RBE
Quelle est la différence exacte entre l’avis SIRENE et l’extrait Kbis ?
L’avis SIRENE (INSEE) est un document administratif gratuit qui prouve l’existence légale de l’entreprise. Il contient les informations d’immatriculation (SIREN/SIRET, code APE, adresse, forme juridique, date de création) et s’applique à toutes les structures (y compris celles non inscrites au RCS, comme certaines professions libérales ou associations). L’extrait Kbis, délivré par le greffe du tribunal de commerce, atteste de l’immatriculation commerciale d’une société au RCS et précise les dirigeants, le capital social, l’objet, le siège, et d’éventuelles procédures en cours. 👉 En résumé : le SIRENE confirme l’existence administrative, le Kbis l’immatriculation commerciale.
Combien de temps un extrait Kbis est-il valable et pourquoi cette durée ?
La plupart des demandeurs — banques, plateformes, donneurs d’ordres, marchés publics — exigent un Kbis de moins de 3 mois. Cette exigence garantit que les informations (dirigeants, capital, adresse, procédures…) sont bien à jour et reflètent la situation réelle de l’entreprise. 💡 Bon réflexe : programmer un rappel trimestriel pour télécharger un nouveau PDF et archiver l’ancien dans votre dossier permanent.
À quel moment dois-je mettre à jour le registre des bénéficiaires effectifs (RBE) ?
La mise à jour du RBE est obligatoire à chaque modification impactant la structure de contrôle de l’entreprise :
- Transfert de titres ou changement d’actionnaires majoritaires.
- Changement d’adresse d’un bénéficiaire effectif.
- Modification de l’état civil d’un bénéficiaire (nom, prénom, nationalité…).
Sécurisez vos justificatifs, gagnez du temps
Des documents légaux à jour, classés et partageables améliorent votre crédibilité et évitent les blocages. JANQUOR met en place votre dossier permanent et vos rappels pour une conformité sans stress.
