🛑 Premier salarié ? La checklist RH indispensable pour rester dans les clous

Réussir une embauche du 1er coup
Les étapes simples pour éviter les erreurs et cadrer votre recrutement.

Embauche : préparez, formalisez, suivez
« Mieux vaut un recrutement bien préparé qu’un conflit mal géré. » – Proverbe RH moderne
Première embauche ou renfort temporaire, un process clair évite les oublis (DPAE, registre, médecine du travail…), sécurise la relation dès le départ et rassure le salarié. JANQUOR vous guide pas à pas.

Sommaire de l’article

Vous allez embaucher pour la première fois ? Félicitations ! Mais attention : un recrutement mal cadré conduit souvent à des formalités oubliées ou à des incompréhensions. Avec une méthode simple, vous sécurisez chaque étape, du besoin au suivi post‑embauche. JANQUOR vous accompagne pour gagner du temps… et de la sérénité.

1. Avant l’embauche : préparer le terrain

  • Définir le besoin : fiche de poste, objectifs, livrables, indicateurs de succès.
  • Choisir le contrat : CDI, CDD, alternance, temps partiel — vérifier la convention collective applicable.
  • Fixer les modalités : rémunération, durée du travail, télétravail, astreintes, période d’essai.
  • Anticiper les coûts : salaire + charges, équipements (PC, téléphone), licences, EPI, formation.
  • Préparer l’onboarding : référent, planning J0/J7, checklists, accès outils.
  • Vérifier les aides : apprentissage, alternance, aides à l’embauche (se renseigner auprès de votre OPCO).

2. Lors de l’embauche : les obligations légales

  • DPAE à l’URSSAF (au plus tard avant la prise de poste).
  • Inscription au registre unique du personnel.
  • Contrat de travail écrit (clauses obligatoires, période d’essai, confidentialité, propriété intellectuelle si utile).
  • Visite d’information et de prévention par la médecine du travail.
  • Affiliations : mutuelle, prévoyance, retraite complémentaire.
  • Remise des documents : règlement intérieur, consignes sécurité, DUERP, politique IT et confidentialité.
  • Création des accès (messagerie, logiciels, badge) et consignes RGPD (notre guide).

3. Après l’embauche : un suivi régulier

  • Paie & DSN mensuelle (contrôle des variables : heures, primes, titres‑resto, absences).
  • Suivi du temps de travail (heures sup, repos compensateur, RTT) et mise à jour des plannings.
  • Entretiens d’intégration : J+7, fin d’essai, puis trimestriel.
  • Mises à jour du plan de formation, habilitations, sécurité.
  • Tableau de suivi RH : équipements, accès, objectifs, fin de période d’essai (modèle).
  • Anticipation des échéances URSSAF, caisses, congés, primes.
Erreurs fréquentes à éviter
  • Envoyer la DPAE après l’arrivée du salarié.
  • Oublier l’inscription au registre unique du personnel.
  • Négliger la visite d’information et de prévention.
  • Variables de paie non tracées → régularisations et tensions.
  • Aucun onboarding formalisé → perte d’engagement et de productivité.

Plan d’intégration 30 / 60 / 90 jours

J+30 Objectifs d’appropriation (outils, process, culture), premier entretien d’intégration, points hebdo avec le référent.
J+60 Autonomie croissante, première évaluation de performance, ajustements de la mission et de la formation.
J+90 Bilan fin d’essai, objectifs sur 6 mois, validation des habilitations et responsabilités.

RGPD & sécurité — Limiter les accès au strict nécessaire, activer l’authentification à deux facteurs, remettre une charte IT, tracer les habilitations. Pensez à la révocation des accès en cas de départ et au registre des traitements. Voir notre guide RGPD pratique.

Budget & coûts à prévoir — Salaire brut + charges, équipement (poste de travail, logiciels), EPI, visites médicales, mutuelle/prévoyance, formation initiale. Pensez aux coûts récurrents (licences) et aux aides mobilisables via votre OPCO / administratif.

Ressources utiles

Mini‑FAQ

Quand faire la DPAE ?

Au plus tard avant la prise de poste effective du salarié. Faites‑la dès que la date d’entrée est fixée.

La visite médicale est‑elle obligatoire ?

Oui, une visite d’information et de prévention est à organiser via votre service de prévention et de santé au travail.

Que suivre après l’arrivée ?

Paie/DSN mensuelle, temps de travail, fin d’essai, plan de formation, habilitations, équipements et accès.

Conclusion : sécurisez votre recrutement avec JANQUOR

Formaliser chaque étape évite les litiges et renforce l’engagement. JANQUOR cadre vos embauches, prépare vos dossiers et automatise vos échéances pour que vous restiez concentré sur votre activité.

Contactez JANQUOR pour sécuriser vos recrutements dès aujourd’hui

✅ Faites de chaque embauche un levier stratégique, pas un risque administratif

Avec JANQUOR, bénéficiez d’un accompagnement RH & juridique structuré et humain, spécialement conçu pour les TPE, PME et indépendants. Gagnez en sécurité, conformité et efficacité grâce à nos checklists personnalisées, à notre veille réglementaire, et à une gestion sur-mesure de vos formalités.

 »