🛑 Ces 7 erreurs administratives qui paralysent les TPE (et comment les éviter)

1. Ne pas suivre ses échéances fiscales et sociales

TVA, CFE, IS, URSSAF, DSN, retraite complémentaire… Ces échéances sont fixes, récurrentes et non négociables. Le non-respect de ces délais peut entraîner des majorations de retard, un gel du compte bancaire, ou encore la suspension de vos aides.

🔴 Cas concret : Une entreprise a omis deux déclarations de TVA consécutives. Résultat : compte bancaire bloqué par la DGFIP, impossibilité de payer les fournisseurs, interruption temporaire d’activité.

✅ Solution JANQUOR : Création d’un échéancier personnalisé, envoi d’alertes automatiques à chaque échéance, prise en charge de vos déclarations (TVA, DSN, CFE…), avec un point de contrôle mensuel intégré à votre accompagnement.

📎 Consulter les échéances URSSAF

2. Mal classer ou perdre des documents essentiels

Contrats, déclarations fiscales, relevés bancaires, courriers URSSAF, attestations, justificatifs, convocations officielles… Une mauvaise organisation documentaire peut entraîner des erreurs de gestion, des retards de réponse aux administrations ou des sanctions.
Un document mal rangé, égaré ou stocké sur un ordinateur non sauvegardé, peut avoir des conséquences lourdes : mise en demeure, majoration, refus de remboursement, ou contentieux.

🔴 Cas concret : Un artisan a égaré un courrier URSSAF contenant une mise en demeure. Sans réaction dans le délai légal, il a subi un recouvrement d’office avec saisie sur compte et pénalités à régler.

✅ Solution JANQUOR : Mise en place d’un dossier permanent structuré, classement numérique par typologie (comptabilité, social, juridique...), sauvegarde automatique sécurisée dans le cloud, et accès partagé si besoin avec votre cabinet comptable.

3. Reporter indéfiniment les tâches chronophages

Lettrage, relances clients, archivage, DSN, vérifications administratives, mises à jour, transmissions au comptable… Autant de tâches dites « secondaires » qui sont en réalité indispensables au bon fonctionnement d'une entreprise.
Lorsqu’elles sont sans cesse repoussées, elles s’accumulent, génèrent du stress, et entraînent des pertes financières ou des oublis critiques (non-relance d’un client, erreur de déclaration...).

🔴 Cas concret : Une dirigeante a perdu 9 000 € de factures impayées, faute d’avoir déclenché les relances dans les temps. L'absence de suivi régulier a entraîné la prescription des créances.

✅ Solution JANQUOR : Externalisation des tâches dites « secondaires » mais prioritaires, mise en place d’une planification mensuelle récurrente, suivi dans un reporting partagé (accessible à vous et à votre expert-comptable), pour garder le contrôle sans vous épuiser.

4. Ne pas conserver les justificatifs de paiements

Un simple virement bancaire ne constitue pas une preuve suffisante pour les administrations. Il est impératif de conserver : reçus, factures acquittées, preuves de virement, attestations de paiement, mails de confirmation ou relevés de compte.
Sans ces justificatifs, vous exposez votre entreprise à des redressements URSSAF, des refus de remboursement, voire à des suspicions de double paiement ou d’anomalies comptables.

🔴 Cas concret : Lors d’un contrôle URSSAF, une entreprise n’a pas pu présenter les justificatifs de paiement pour plusieurs cotisations. Résultat : redressement automatique sur la totalité des sommes concernées, avec pénalités de retard.

✅ Solution JANQUOR : Numérisation automatique des justificatifs dès réception, classement intelligent par nature de dépenses (cotisations, salaires, fournisseurs, etc.), accès rapide aux pièces en cas de contrôle, et synchronisation possible avec votre cabinet comptable.

5. Laisser passer les dates de renouvellement obligatoires

Certaines obligations reviennent chaque année ou à échéances fixes : attestation de vigilance, RC Pro (responsabilité civile professionnelle), dépôt des comptes, bilan comptable, renouvellement du certificat de signature électronique, assemblées générales, attestations fiscales, etc.
Leur oubli ou leur dépassement peut bloquer une procédure (appel d’offres, signature de contrat, demande d’aide) ou générer des pénalités de retard.

🔴 Cas concret : Une société du BTP a été évincée d’un appel d’offres public, car son attestation URSSAF n’était plus à jour au moment du dépôt. Conséquence : perte d’un contrat estimé à plus de 45 000 €.

✅ Solution JANQUOR : Mise en place d’un tableau de suivi partagé, génération d’alertes proactives, vérification des pièces en amont des échéances, et prise en charge du renouvellement des documents administratifs sensibles.

📎 Obligations fiscales – impots.gouv.fr

6. Travailler sans modèle fiable de devis ou de facture

Un devis incomplet ou une facture non conforme peut être contesté par le client, voire entraîner des sanctions fiscales ou commerciales. L’administration fiscale (DGFiP) et la DGCCRF exigent un certain nombre de mentions légales obligatoires selon le statut de l’entreprise, le régime de TVA ou le secteur d’activité.
L’omission d’une simple mention (“TVA non applicable”, “TVA sur encaissement”, “net à payer TTC”…) peut conduire à un redressement fiscal ou à une rupture de confiance avec le client.

🔴 Cas concret : Un artisan a omis la mention “TVA non applicable – article 293 B du CGI” sur plusieurs factures. Résultat : redressement de 2 400 € pour absence de justification de régime fiscal, assorti d’une amende forfaitaire.

✅ Solution JANQUOR : Utilisation de modèles de devis et de factures conformes aux exigences légales, avec intégration automatique des mentions obligatoires, personnalisation par activité, et vérification des taux ou exemptions de TVA le cas échéant.

📎 Mentions obligatoires – DGCCRF

7. Gérer seul ce qui pourrait être délégué efficacement

Trop de dirigeant·es de TPE ou d’entreprises individuelles s’épuisent à vouloir tout gérer eux-mêmes : administratif, RH, facturation, relances, archivage, échéances fiscales, obligations sociales…
Ce cumul constant de responsabilités crée un risque de surcharge mentale, de retard de traitement et parfois un sentiment d’isolement.
Pourtant, bon nombre de ces missions peuvent être externalisées de façon souple, intelligente et progressive, sans perdre le contrôle.

🔴 Cas concret : Un commerçant indépendant a dû fermer son activité pendant un mois après un burn-out administratif lié à l’accumulation de tâches, de retards URSSAF et de relances impayées non gérées.

✅ Solution JANQUOR : Accompagnement humain et structurant avec externalisation partielle ou complète du back-office, flexibilité totale (à distance ou sur site), outils collaboratifs, priorisation des urgences, et maintien du lien avec votre expert-comptable ou vos partenaires.